POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Mayo de 2023

CONTENIDO

  • IDENTIFICACIÓN
  • MARCO LEGAL
  • GENERALIDADES
  • DEFINICIONES
  • PRINCIPIOS APLICABLES A ESTA POLÍTICA
  • TRATAMIENTO FRENTE A DATOS SENSIBLES
    • Generalidades
    • Obtención de datos sensibles
    • Excepciones a la autorización previa y expresa del titular.
  • FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
    • Base de datos de clientes
    • Base de datos de proveedores
    • Base de datos de nómina
    • Base de datos de video vigilancia
    • Base de datos de ex empleados
  • DERECHOS DEL TITULAR
    • Consulta
    • Rectificación y Actualización de datos
    • Prueba de la Autorización
    • Utilización
    • Quejas
    • Supresión
  • ÁREA ENCARGADA DE TRAMITAR PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS
  • PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR
    • Inquietudes y/o Reclamos
    • Solicitudes de Corrección, Actualización y/o supresión de datos
    • Solicitud de Consulta
  • SEGURIDAD
  • TRATAMIENTO FRENTE A DATOS DE
  • MENORES DE EDAD
  • CAMBIOS A LA PRESENTE POLÍTICA
  • VIGENCIA
  • ACTUALIZACIONES

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER de propiedad de JOSÉ ANTONIO ERASO RIVAS identificada con el Nit No. 5.199.626-3, y la matricula mercantil No. 28692-1, se inscribió en la Cámara de Comercio de Pasto el día 6 de junio de 1989, se encuentra domiciliada en la ciudad de Pasto en la dirección Calle 12 No. 32 – 77, así mismo tiene como dirección electrónica el e-mail distrijaner@hotmail.com y como dominio web la página www.distribucionesjaner.com.

MARCO LEGAL

 

Constitución Política Nacional de Colombia.
ARTICULO 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.
Para efectos tributari

os o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”.

Leyes y decretos
Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Decreto Reglamentario 1727 de 2009.
Decreto Reglamentario 2952 de 2010.
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013
Decreto Reglamentario 1074 de 2015

Jurisprudencia
Sentencia C – 1011 de 2008 de la Honorable Corte Constitucional
Sentencia C – 748 del 2011 de la Honorable Corte Constitucional

GENERALIDADES

 

La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER es una compañía que se encuentra comprometida con la protección de la información de carácter privado y confidencial que es obtenida dentro del desarrollo de su objeto social.

Las Políticas y procedimientos de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER tienen como base el marco legal en la sección precedente cuyo fin es la protección de los datos e información que nos ha sido confiada por los titulares o terceros vinculados, siendo nuestra única intención recolectar exclusivamente aquella información que ha sido entregada o suministrada voluntariamente por nuestros Aspirantes, Ex empleados, Empleados, Clientes, Proveedores, y Visitantes.

Esta información puede ser adquirida, entre otros, a través de cualquiera de los siguientes canales o medios: a) relación comercial o profesional con Clientes, Proveedores u otros terceros; b) relación laboral con los Empleados y Ex Empleados; c) Aplicación a procesos de selección; d) Cámaras de Video vigilancia, entre otros.

Se debe señalar que, al suministrar, entregar o enviar cualquier tipo de información personal a la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, el Titular de los datos acepta que conoce esta política y que dicha información va a ser utilizada de acuerdo con la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales. Se debe aclarar que la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER no utilizará los datos suministrados para actividades o propósitos diferentes a los aquí previstos. En todo caso, en el evento en que dicha información personal sea utilizada para otros propósitos, su utilización deberá estar amparada en alguna de las excepciones que sobre el particular prevé la normatividad o contar con la autorización expresa del Titular.

DEFINICIONES

 

Con la finalidad de lograr una mejor comprensión de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, las expresiones utilizadas en el presente documento tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia aplicable les den, según dicha ley o jurisprudencia sea modificada de tiempo en tiempo.

“Cliente”: persona natural o jurídica a la cual la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER le venden productos o servicios en virtud de una relación comercial preexistente.
“Usuario”: persona natural o jurídica que utiliza cualquier bien o servicio ofrecido por la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER
“Paciente”: Persona natural que en virtud de una relación contractual con el Cliente es el destinatario del material médico ofrecido por la empresa.
“Proveedor”: persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios a la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER en virtud de una relación comercial preexistente.
“Empleado”: persona natural que presta servicios personales a la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER en virtud de una relación laboral preexistente.
“Ex empleado”: persona natural que prestó servicios personales a la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER en virtud de una relación laboral.
“Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
“Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
“Dato Financiero”: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
“Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
“Dato semiprivado”: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
“Dato privado”: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
“Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
“Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, material fílmico o gráfico.
“Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
“Autorizado”: Son todas las personas bajo la responsabilidad de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
“Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
“Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, la cual basados en esta política de tratamiento de datos personales será la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER
“Titular del Dato Personal”: Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
“Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
“Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
“Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

TRATAMIENTO FRENTE A DATOS SENSIBLES

 

A. Generalidades.
Como se mencionó en el literal l del numeral 4 de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos cuyo uso indebido puede afectar la intimidad del Titular o generar su discriminación, entre otros se puede considerar como datos sensible la información relacionada con origen racial o étnico; la orientación política; convicciones religiosas o filosóficas; el pertenecer a sindicatos u organizaciones sociales, así como datos relativos a la salud, a la orientación sexual y sistemas biométricos.

En razón de lo anterior, LE SUGERIMOS AL TITULAR NO SUMINISTRAR DATOS SENSIBLES A LA EMPRESA DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, Ahora bien, si el Titular considera voluntariamente que es necesario proveer este tipo de datos a la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, solicitamos que los mismos sean remitidos junto con la debida autorización, y así poder permitir su Tratamiento para los propósitos legítimos del negocio y los fines que establece la presente Política.

B. Obtención de datos sensibles.
La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, no obtendrá información catalogada por la normatividad como datos sensibles, salvo en los siguientes eventos:
1. Cuando los Titulares den su autorización de manera expresa y previa o concomitante en relación con el dato recolectado a quien realice su recolección. Lo anterior salvo que se presente uno de los eventos en los cuales por Ley la autorización no sea requerida.
2. Cuando el Tratamiento de los datos sea necesario para salvaguardar un interés vital del Titular, caso en el cual se requerirá la autorización previa de quien ejerza la representación legal del Titular;
3. Cuando el Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, este tipo de los datos no se podrá suministrarse a terceros sin la autorización previa del Titular;
4. Cuando se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
5. Cuando tenga una finalidad histórica, estadística o científica, para lo cual deberán tomarse todas las medidas conducentes a la eliminación de la identidad de los Titulares.

C. Excepciones a la Autorización Previa y Expresa del Titular.
Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con la Ley, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, podrá proceder al Tratamiento de sus datos, sin que se requiera su autorización previa, cuando se trate de:
1. Información requerida por una Entidad Pública o Administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2. Datos de naturaleza pública (de conformidad con la definición legal del término);
3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Salvo las excepciones anteriormente mencionadas, y dentro de los fines legítimos propios del objeto social de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, en ningún caso la sociedad suministrará, distribuirá, comercializará, compartirá, intercambiará con terceros y, en general, realizarán actividad alguna en la cual se vea comprometida la confidencialidad y protección de la información recolectada.

PRINCIPIOS APLICABLES A ESTA POLÍTICA

 

Con base en la normatividad señalada en el numeral dos de esta política la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER en el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá, transferirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, Estos principios son:

Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.

Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.

Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.

Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, encargada de la protección de datos personales.

Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados por la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, para llevar a cabo el Tratamiento.

Temporalidad: La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.

Acceso restringido: Salvo por los Datos expresamente autorizados, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.

Confidencialidad: La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda. Para todo nuevo proyecto que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá ser consultada esta Política de Tratamiento.

Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.

Individualidad: En el caso de que la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, actúe como encargado, ésta mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Encargado de las bases de datos en las que es Responsable.
Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, en el desarrollo de su objeto social establece como finalidad para las bases de datos que administra las siguientes:

Base de datos de Clientes
La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, podrá llevar a cabo el Tratamiento de la información personal acerca de sus Clientes para los propósitos de prestar los servicios por ellos contratados, u ofrecer los bienes por ellos solicitados, de conformidad con el ámbito del objeto social respectivo.

Por esta razón, la totalidad de los contratos que se celebren con Clientes se regirán por lo dispuesto en la presente Política, o incluirán a potestad de las partes una cláusula que regule el Tratamiento de la información a la que se acceda en virtud del mismo.

De igual manera, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, podrá llevar a cabo el tratamiento de la información personal de sus Clientes actuales o futuros y de aquellos Clientes con los cuales haya terminado su relación comercial, con la finalidad de enviarles información comercial que a juicio de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, pueda ser de su interés; así como, entre otros, invitarlos a eventos que organice la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, remitir boletines, promociones o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo de las actividades comprendidas en el objeto social de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER,.

Finalmente, de conformidad con el objeto social de la entidad, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER podrá conocer datos de pacientes de sus clientes, los cuales tratará de conformidad con la política de tratamiento de datos del cliente, toda vez que es este último quien recolecta la información, no obstante, dicho tratamiento se realizará siguiendo los presupuestos de la ley 1581 de 2012.

Base de datos de Proveedores
La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus Proveedores o de las personas con quienes tengan una relación comercial con la finalidad de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación.

En relación con los Proveedores, tales obligaciones incluyen, entre otras, evaluar su desempeño; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales o verificar las referencias; y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor respectivo.

El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo dispuesto en el presente acápite será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos.

Base de datos de Empleados y Aspirantes
La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus trabajadores y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales, regladas por el Código Sustantivo del trabajo y demás normas concordantes. Tales obligaciones incluyen, entre otras, pagos de nómina, otorgamiento de beneficios, evaluaciones de desempeño, capacitaciones, entre otros. Del mismo modo, La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, podrá recolectar información personal de aspirantes que se presenten para procesos de selección con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal. Adicionalmente, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, podrá almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selección de personal futuros. Por lo anterior, se entiende que quien someta a consideración de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, su hoja de vida, por cualquier medio, entiende y autoriza el Tratamiento que de sus datos personales pueda hacer la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER,

Base de datos Video Vigilancia
La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, cuenta con un esquema de seguridad que contempla el uso de 12 cámaras de video vigilancia en su única sede, con la exclusiva finalidad de monitorear la seguridad de su patrimonio, así como la seguridad de sus empleados, pacientes, proveedores y visitantes. Para ello, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, ha implementado monitores ubicados en la sede administrativa, a la cual solo puede acceder personal autorizado. Todos los espacios monitoreados cuentan con un aviso de privacidad que informa sobre la actividad adelantada, por tanto, al acceder o transitar por ellos, el titular autoriza inequívocamente a la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER para tratar la información asociada. De la misma forma la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER no podrá instalar cámaras de video vigilancia en sitios que por su naturaleza deben ser privados, como es el caso de los baños o vestidores.

Base de datos de Ex empleados
La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, tendrá un archivo en el cual se almacenará indefinidamente los datos personales de todos los trabajadores que hayan terminado su vínculo laboral con ella. Este archivo tendrá como finalidad: (a) Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; (b) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER,; c) Servir como base para la expedición de los certificados de relación contractual por forma distinta a la vinculación laboral; y d) la información almacenada en este archivo podrá ser estudiada, analizada y utilizada por la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, a efectos de considerar al Exempleado en los procesos de contratación de personal que lleven a cabo Las Sociedades.

DERECHOS DEL TITULAR

 

La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, en armonía con lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, y los decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010, 1377 de 2013 y 1074 de 2015, así como lo expresado por la Corte Constitucional en sentencias C – 1011 de 2008 y C – 748 del 2011 ha establecido como derechos del titular los siguientes:

Consulta.
Los Titulares o sus causahabientes debidamente acreditados de conformidad con la normatividad ya citada, podrán consultar, mediante solicitud escrita, de forma gratuita y con arreglo a la Ley sus datos que reposen en cualquier base de datos cuyo Responsable sea La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER En este sentido, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, garantizará el derecho de consultar toda la información contenida en el registro individual del Titular o vinculada con la identificación del mismo. Para ejercer este derecho, el Titular deberá seguir el procedimiento que se indica en la Sección 10 de la presente Política.

Rectificación y actualización de datos.
La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, tendrá la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta. Adicionalmente, y de conformidad con lo dispuesto en los Decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015 y demás normas que lo modifiquen o adicionen, La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, adoptarán medidas para asegurar que los datos personales que reposan en sus bases de datos sean precisos y suficientes. Para ejercer este derecho, el Titular deberá seguir el procedimiento que se indica en la Sección 10 de la presente Política.

Prueba de la Autorización.
Siempre que no se trate de aquellos casos en los cuales la Ley exceptúa a la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, de obtener la Autorización del Titular, los cuales se señalan en el numeral anterior de la presente Política, o aquellos casos en los cuales la recolección de dato se dio con anterioridad al 27 de junio de 2013, el Titular podrá solicitar a La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, prueba de la Aceptación dada para el tratamiento de sus datos. Para ejercer este derecho, el Titular deberá seguir el procedimiento que se indica en la Sección 10 de la presente Política.

Utilización.
En todo momento el Titular tendrá derecho a que la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, le informe, previa solicitud, el uso que le han dado a sus datos personales, para lo cual deberá seguir el procedimiento que se señala en la Sección 10 de la presente Política.

Quejas.
Cuando el Titular crea que se ha incumplido esta Política o la normatividad vigente sobre la protección de datos personales, podrá presentar una queja en ese sentido ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Supresión.
El Titular podrá, en todo momento, solicitar a la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de uno, de algunos o de todos los datos personales suministrados o recolectados por la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, mediante la presentación de una solicitud sobre el particular mediante el procedimiento descrito en la Sección 10 de la presente Política.

Lo anterior salvo que el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER

ÁREA ENCARGADA DE TRAMITAR LAS PETICIONES, QUEJAS O RECLAMOS

 

En cumplimiento de la normatividad vigente, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER ha dispuesto que el Área encargada de tramitar las, peticiones, quejas y/o reclamos que se presenten por tratamiento de datos personales por parte de los Titulares sea el Área administrativa cuyos datos de contacto son los siguientes:

Nombre de Contacto: JUAN PABLO CORREA
Dirección: Calle 12 No. 32 – 77 Barrio San Ignacio
Correo Electrónico: distrijaner@hotmail.com
Página web: www.distribucionesjaner.com

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

 

El Titular o sus causahabientes, debidamente acreditados de conformidad con la Ley, que consideren que la información contenida en una base de datos, cuyo Responsable sea la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley; cuando tengan alguna inquietud o reclamación con respecto a la presente Política, o cuando quieran consultar la información que de ellos tenga la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER,, podrán presentar un reclamo o inquietud ante el Área Encargada. Esta comunicación deberá contener la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y seguir el procedimiento que a continuación se indica.

Inquietudes y/o reclamos.

Cuando el Titular o sus causahabientes tengan inquietudes y/o reclamos sobre la presente Política y/o el Tratamiento que la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER les ha dado a sus datos, deberá formular su inquietud y/o reclamo por escrito y enviarla a cualquiera de las direcciones que aparecen en la Sección 9 de la presente política. Adicionalmente, en el evento en el cual la solicitud se haga mediante correo físico, el Titular deberá indicar la dirección a la cual desea que le sea enviada la respuesta.

Una vez recibida la comunicación respectiva, el Área Encargada tendrá 10 días hábiles para resolver la inquietud y/o el reclamo, y dar respuesta al Titular. Cuando no sea posible atender el reclamo o la inquietud dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Área Encargada enviará la respuesta respectiva al correo electrónico desde el cual se envió la inquietud y/o reclamo, o a la dirección que se señale en la comunicación. Toda comunicación que carezca de dirección física o electrónica para responder no se estudiará, y será descartada, por imposibilidad de notificar al peticionario.

Solicitudes de corrección, actualización y/o supresión de datos.

Cuando el Titular o sus causahabientes soliciten que se corrija, actualice y/o se supriman sus datos de las bases de datos cuyo Responsable sea la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, deberá enviar una solicitud por escrito a las direcciones que se indican en la Sección 9 de la presente Política. De conformidad con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, la solicitud deberá contar con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección a la cual se debe responder y los documentos que se quiera hacer valer, entre los cuales deberá anexar una copia de su cédula de ciudadanía o pasaporte. Adicionalmente, cuando se solicite la actualización o corrección de un dato, el Titular deberá declarar que la información que la nueva información que está entregando a la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, es cierta.

Una vez recibida la solicitud respectiva, el Área Encargada tendrá 10 días hábiles para llevar a cabo la actualización, modificación o supresión de la información del Titular. Cuando no sea posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la misma, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Área Encargada llevará a cabo el trámite de la solicitud respectiva, y enviará al Titular, a la dirección que éste haya señalado en la solicitud respectiva, una comunicación en la cual se informará que sus datos han sido suprimidos de la base de datos, o que los mismos han sido modificados de acuerdo con la información recibida, dependiendo del tipo de solicitud que haya hecho el Titular.

Solicitud de Consulta.

Cuando el Titular o sus causahabientes soliciten consultar los datos personales almacenados en una de las bases de datos cuyo Responsable sea la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, deberá enviar una solicitud por escrito a las direcciones que se indican en la Sección 9 de la presente Política. La solicitud del Titular deberá estar acompañada de la dirección a la cual quiere que le sea remitida la información, de su número de identificación y de una copia de su cédula de ciudadanía o pasaporte.

Una vez recibida la solicitud respectiva, el Área Encargada tendrá 10 días hábiles para remitir la información del Titular. Cuando no sea posible atender la solicitud dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la misma, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Área Encargada enviará la respuesta respectiva al correo electrónico desde el cual se envió la inquietud y/o reclamo, o a la dirección que se señale en la comunicación. Toda comunicación que carezca de dirección física o electrónica para responder no se estudiará, y será descartada por imposibilidad de notificar al peticionario.

SEGURIDAD

 

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 19 del Decreto 1377 de 2013, y lo dispuesto en el decreto 1074 de 2015, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER se compromete a adoptar las instrucciones de seguridad que para tal efecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. No obstante, lo anterior, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, declara que posee política de seguridad de la información y una infraestructura acorde a su objeto social y capacidad económica y financiera, limitando el acceso a terceros en la medida de lo posible. Sin embargo, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, de oficio o a petición de la Superintendencia de Industria y Comercio realizará esfuerzos continuados para mejorar los estándares de seguridad que protegen la información personal recolectada.

TRATAMIENTO FRENTE A DATOS DE MENORES DE EDAD

 

La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER no recolecta datos de menores de edad, no obstante, por el desarrollo de su objeto social sus clientes remiten datos de menores en sus solicitudes de servicios, por lo que, en apego estricto a la legislación vigente, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER procederá a la recolección de este tipo de datos ÚNICAMENTE cuando sean de naturaleza pública, y el Tratamiento de los mismos:
a) Responda y respete el interés superior del menor de edad;
b) Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

CAMBIOS A LA PRESENTE POLÍTICA

 

La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER podrá modificar esta Política para el Tratamiento de Datos Personales en el momento que lo consideren necesario. De realizarse algún cambio o modificación a esta Política, el mismo se podrá evidenciar en el acápite “Última Actualización” al final del presente documento. Por esta razón, La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER respetuosamente, invita a que se revise de manera periódica la presente Política, en la página dispuesta para el registro por la Superintendencia de Industria y Comercio, o en las instalaciones de la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER, con el objetivo de los titulares puedan mantenerse informados respecto de los mecanismos de protección implementados por La empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER para la protección de la información personal.

Si se llegaré a realizar un cambio en la finalidad del Tratamiento de los datos personales, la empresa DISTRIBUCIONES HOSPITALARIAS JANER solicitará una nueva autorización a los Titulares que se vean afectados por el cambio.

VIGENCIA

 

La presente Política entra en vigencia a partir de la Fecha.

ACTUALIZACIONES

 

La presente Política no contiene actualizaciones desde su suscripción